# Abgabe- und Upload-Checkliste Vergabemarktplatz NRW

Diese Checkliste steuert die elektronische Angebotsabgabe über den Vergabemarktplatz NRW. Maßgeblich ist der Portalweg mit Registrierung, Bietertool, Verschlüsselung und fristgerechter Weiterleitung. Lokale Ablage, E-Mail-Versand oder postalische Übergabe ersetzen den Portalversand nicht.

Die Unterlagen werden lokal vorbereitet und kontrolliert; die tatsächliche Einreichung im Portal erfolgt durch ein berechtigtes Teammitglied mit Zugang zum Verfahren. Nach dem Versand bleibt der Einreichungsnachweis zusammen mit der abgegebenen Datei-Version im Projektordner.

## Seite 1 – Abgabesteuerung und Reihenfolge

### Leitplanken für den Portalweg

- Portal: Vergabemarktplatz NRW mit kostenfreier Registrierung.
- Kommunikation: Nachrichten und Antworten der Vergabestelle im Verfahren berücksichtigen; sie sind Teil des aktuellen Unterlagenstands.
- Angebotsform: Textform nach § 126b BGB, fortgeschrittene elektronische Signatur/Siegel oder qualifizierte elektronische Signatur/Siegel gemäß Verfahrensvorgabe.
- Upload: Hochladen, Verschlüsselung und Weiterleitung erfolgen im bereitgestellten Bietertool.
- Frist: Upload und Versand sind nur bis zum Ablauf der im Verfahren genannten Teilnahme- oder Angebotsfrist möglich.
- Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahmen laufen bis Fristablauf über denselben Einreichungsweg.

| Nr. | Schritt | Bearbeitungsstand | Prüfung | Datei-/Nachweisbezug |
|---:|---|---|---|---|
| 1 | Portalzugang und Verfahren öffnen | Bereit, wenn Login, Verfahrenszugriff und Bietertool funktionieren | Verfahren, Frist, Kommunikation und aktuelle Unterlagen abgleichen | Verfahrensansicht, Nachrichtenverlauf |
| 2 | Aktuellen Unterlagenstand sichern | Bereit, wenn alle Portaländerungen und Antworten eingearbeitet sind | Dokumentversionen mit Portalstand vergleichen | Vergabeunterlagen, Antworten der Vergabestelle |
| 3 | Abgabeordner zusammenstellen | Bereit, wenn jede benötigte Datei eindeutig benannt, lesbar und in der richtigen Fassung vorhanden ist | Dubletten, leere Dateien, falsche Versionen und Scanqualität kontrollieren | Angebotsdateien, Nachweise, Anlagen |
| 4 | Zulässige Angebotsform anwenden | Bereit, wenn Textform oder Signatur-/Siegellösung zur Verfahrensvorgabe passt | Einreichungsart, Vertretung und ggf. Bevollmächtigung kontrollieren | Angebotsschreiben, Vollmacht, Signaturdatei |
| 5 | Upload im Bietertool vorbereiten | Bereit, wenn Dateiauswahl, Reihenfolge und technische Verarbeitung nachvollziehbar sind | Dateigrößen, Formate, Vollständigkeit und Zuordnung prüfen | Uploadliste im Bietertool |
| 6 | Verschlüsselung und Versand auslösen | Bereit, wenn G1 bis G4 abgeschlossen sind und die berechtigte Person im Portal handelt | Empfänger, Verfahren, Zeitpunkt und Einreichungsnachweis kontrollieren | Versandbestätigung, Einreichungsprotokoll |

## Seite 2 – Datei- und Unterlagenliste

| Unterlage / Datei | Zweck in der Abgabe | Zustandslogik | Verantwortliche Kontrolle |
|---|---|---|---|
| Angebotsschreiben | Bündelt Angebotswillen, Bieterangaben und Einreichungsform | Vollständig, lesbar, in zulässiger Form eingereicht | G1 Vollständigkeit, G3 Formalia |
| Preisunterlage | Enthält die wertungsrelevanten Preisangaben | Nur vorgesehene Eingabefelder befüllt; Summen-, Formel- und geschützte Felder bleiben unverändert | G2 Inhalt/Preis, G3 Formalia |
| Konzept- und Leistungsunterlagen | Beantworten die fachlichen Anforderungen des Verfahrens | Version stimmt mit der freigegebenen Abgabefassung überein; Anlagenbezüge sind nachvollziehbar | G1 Vollständigkeit, G2 Inhalt/Preis |
| Eigenerklärungen und Nachweise | Belegen Eignung, Ausschlussgründe und geforderte Erklärungen | Alle geforderten Felder und Nachweise liegen in der verlangten Form vor | G1 Vollständigkeit, G3 Formalia |
| Erklärungen Dritter | Decken Unterauftrag, Eignungsleihe oder externe Erklärungen ab, sofern genutzt | Vorname und Nachname oder Unternehmensname sind je Erklärung eindeutig angegeben | G3 Formalia |
| Signatur, Siegel oder Textformangabe | Sichert die geforderte Einreichungsform | Form entspricht der im Verfahren zugelassenen Variante | G3 Formalia, G4 Portal |
| Antworten der Vergabestelle | Halten verbindliche Klarstellungen und Änderungen fest | Relevante Inhalte sind in Angebot, Anlagen und Preisunterlage berücksichtigt | G1 Vollständigkeit, G2 Inhalt/Preis |
| Einreichungsnachweis | Dokumentiert Upload, Verschlüsselung und Weiterleitung | Nach Versand im Projektordner abgelegt und mit Uhrzeit nachvollziehbar | G4 Portal |

## Letzte Prüfung und Freigaben

| Gate | Zweck | Freigabekriterium | Dokumentation |
|---|---|---|---|
| G1 Vollständigkeit | Abgabeordner vollständig machen | Jede geforderte Unterlage liegt als richtige Datei, richtige Version und lesbare Fassung vor | Abgehakte Dateiliste |
| G2 Inhalt/Preis | Konsistenz der Angebotsunterlagen sichern | Konzept, Leistungsbeschreibung, Preisunterlage und Anlagen widersprechen sich nicht | Geprüfte Angebotsfassung |
| G3 Formalia | Einreichungsform und Vertretung absichern | Textform, Signatur/Siegel, Vollmacht und Erklärungen passen zur Verfahrensvorgabe | Freigabevermerk im Projektordner |
| G4 Portal | Elektronische Abgabe durchführen | Richtiges Verfahren, richtige Dateien, Verschlüsselung und Versandbestätigung liegen vor | Einreichungsprotokoll |

## Trennung von Vorbereitung und Portalversand

| Bereich | Lokal vorbereitet | Im Portal ausgeführt |
|---|---|---|
| Dateisammlung | Dateien benennen, versionieren, lesen und abgleichen | Dateien im Bietertool auswählen und hochladen |
| Formkontrolle | Textform, Signatur-/Siegelbedarf und Vertretung kontrollieren | Zulässige Einreichungsart beim Versand anwenden |
| Fristkontrolle | Termin im Teamkalender führen und Zeitpuffer einplanen | Versand vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist abschließen |
| Nachweisführung | Abgabeordner und Kontrollliste archivieren | Versandbestätigung und Einreichungsprotokoll sichern |

Der lokale Ordner dient der Vorbereitung. Er löst keinen Portalversand aus und ersetzt keine elektronische Einreichung über das Bietertool. Jede Änderung, Berichtigung oder Rücknahme wird bis zum Fristablauf in derselben Form wie das Angebot über den Vergabemarktplatz NRW eingereicht.