# Vergabemarktplatz-Abgleich: Änderungs- und Informationskontrolle

## Lead: ein Angebotsstand, eine Unterlagenbasis
Dieses Abgleichsprotokoll führt die Angebotsunterlagen, die Informationen der Vergabestelle und die interne Paketfassung auf eine konsistente Basis. Maßgeblich ist, dass Konzept, Umsetzung, Preisblatt und Formunterlagen dieselben Vorgaben abbilden und keine ältere Dokumentfassung unbemerkt im Paket verbleibt.

Der Abgleich wird als kurze, nachvollziehbare Kontrollspur geführt: Welche Information liegt vor, welcher Angebotsbestandteil ist betroffen, welche Anpassung ist erfolgt und wer bestätigt den Paketstand.

## Kontrollarchitektur für den Vergabemarktplatz
| Ebene | Kontrollziel | Wirkung auf die Angebotsfassung | Nachweis im Paket |
|---|---|---|---|
| Portalinformationen | Aktualisierte Unterlagen, Änderungsnachrichten und Antworten vollständig erfassen | Jüngste verfügbare Unterlagenbasis steuert den Angebotsstand | Eintrag im Änderungslog mit Datum, Angebotsbereich und Wirkung |
| Fragen und Antworten | Antworten der Vergabestelle auf Angebotswirkung auswerten | Leistungsverständnis, Kalkulation und Formunterlagen bleiben konsistent | Zuordnung zu Konzept, Umsetzung, Preisblatt oder Anlagen |
| Geänderte Unterlagen | Neue oder ersetzte Dokumentfassungen mit lokaler Paketfassung abgleichen | Veraltete Fassungen werden nicht weiterverwendet | Dokumentenliste mit eindeutigem Bearbeitungsstand |
| Konzept und Umsetzung | Inhaltliche Aussagen, Leistungsumfang und Produktionslogik anpassen | Angebot und tatsächliche Leistungserbringung beschreiben denselben Scope | Überarbeitete Konzeptpassagen und konsistente Leistungsannahmen |
| Preisblatt | Einheitspreise, Kalkulationsannahmen und Positionslogik mit Änderungen abgleichen | Preisangaben bleiben zur beschriebenen Leistung passend; Rechenfelder und geschützte Bereiche bleiben unverändert | Bearbeitung nur in zulässigen Eingabefeldern |
| Formunterlagen | Erklärungen, Anlagen und Einreichungsbestandteile mit der aktuellen Unterlagenbasis spiegeln | Angebotsakte ist formal konsistent aufgebaut | Paketcheck durch Submission Owner und Formalia-Verantwortung |

## Änderungslog für Angebotsunterlagen
Jeder Eintrag wird nur aufgenommen, wenn eine Information aus dem Vergabemarktplatz eine Angebotsunterlage, eine Frist, ein Leistungsverständnis, eine Kalkulationsgrundlage oder eine Formunterlage berührt.

| Nr. | Portalereignis | Angebotsbereich | Abgleichsentscheidung | Umsetzung im Paket |
|---:|---|---|---|---|
| 1 | Aktualisierte Vergabeunterlagen | Alle abgaberelevanten Unterlagen | Die jüngste bereitgestellte Fassung erhält Vorrang gegenüber älteren lokalen Kopien | Dokumentenliste und Angebotsfassung werden synchron geführt |
| 2 | Antwort der Vergabestelle auf Bieterfrage | Leistungsverständnis und Kalkulation | Die Antwort wird wie eine maßgebliche Vorgabe in Konzept, Preisblatt und Formunterlagen gespiegelt | Betroffene Abschnitte werden mit identischer Annahme geführt |
| 3 | Änderung von Fristen oder Abgabemodalitäten | Zeitplan und Einreichung | Angebotskalender und interner Freigabelauf folgen der Plattforminformation | Einreichungsschritte werden an die Plattformvorgabe angeglichen |
| 4 | Änderung an Leistungspositionen | Konzept, Umsetzung und Preisblatt | Leistungsbeschreibung, Produktionsmodell und Einzelpreise bleiben widerspruchsfrei | Preisblatt nur an zulässigen Eingabefeldern bearbeiten; Rechenfelder bleiben unangetastet |
| 5 | Klarstellung ohne Paketwirkung | Dokumentation | Die Information erhält einen Dokumentationsvermerk ohne inhaltliche Paketänderung | Änderungslog enthält eine kurze Begründung zur fehlenden Angebotswirkung |

## Angebotsbereiche im Abgleich
- **Konzept:** Themen-, Format- und Leistungslogik spiegeln die aktuellste Vorgabenlage. Aussagen zu Animationsvideos, Websites, sozialen Medien, Abstimmungswegen und Deliverables dürfen nicht von älteren Leistungsannahmen ausgehen.
- **Umsetzung:** Produktionsprozess, Rollen, Timings, Korrekturläufe, Datenübergaben und Freigabewege werden an die Plattforminformationen angepasst, damit die Ausführung realistisch und widerspruchsfrei bleibt.
- **Preisblatt:** Nur Netto-Einheitspreis- und Einzelpreisfelder werden inhaltlich betrachtet. Summen-, Gesamtpreis-, Wertungs- und Formelfelder bleiben Rechenfelder; geschützte Bereiche bleiben unverändert.
- **Formunterlagen:** Angebotsanschreiben, Anlagenliste, Eigenerklärungen und Einreichungsbestandteile werden gegen die aktuelle Unterlagenbasis gespiegelt.
- **Paketlogik:** Konzept, Umsetzung, Preisblatt und Formunterlagen erzählen dasselbe Leistungsmodell und vermeiden abweichende Annahmen zu Umfang, Fristen, Zuständigkeiten oder Kalkulationslogik.

## Abschlusskriterien für die Angebotsakte
Der Paketstand ist belastbar, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

- Die jüngste Unterlagenbasis aus dem Vergabemarktplatz ist als Bearbeitungsstand dokumentiert.
- Jede Antwort der Vergabestelle ist einem Angebotsbereich zugeordnet oder als Klarstellung ohne Paketwirkung vermerkt.
- Konzept und Umsetzung verwenden dieselben Leistungsannahmen wie Preisblatt und Formunterlagen.
- Preisfelder wurden nur dort bearbeitet, wo Einzel- oder Einheitspreise einzutragen sind.
- Rechenfelder, geschützte Felder und Auftraggebervorgaben wurden nicht umgedeutet.
- Der elektronische Einreichungsweg und die Bindefristlogik sind mit dem Angebotsanschreiben konsistent.

## Verantwortlichkeiten im Abgleich
| Rolle | Aufgabe im Abgleich | Ergebnis |
|---|---|---|
| Submission Owner | Führt Portalstand, Änderungslog und Paketstruktur zusammen | Konsistenter Angebotsstand für die Einreichungsvorbereitung |
| Pitch Lead | Spiegelt Änderungen in Konzept, Storyline und Leistungslogik | Bewertbare, aktuelle Konzeptfassung |
| Produktionsverantwortung | Übersetzt Änderungen in Umsetzungsplanung, Timings und Deliverables | Realistische Ausführungslogik |
| Preisverantwortung | Gleicht Leistungsänderungen mit Preisblatt und Kalkulationsannahmen ab | Einheitspreise passen zum beschriebenen Scope |
| Formalia-Verantwortung | Sichert Angebotsanschreiben, Anlagenlogik und elektronische Einreichungsbestandteile | Vollständige Angebotsakte auf einheitlicher Unterlagenbasis |