# Einreichungs- und Signatur-/Textform-Runbook

## 1. Abgabeprofil und verbindliche Leitdaten

Dieses Runbook bündelt die Vorbereitung des elektronischen Angebotspakets für den Rahmenvertrag über die Erstellung von Animationsvideos für Websites und soziale Medien der Landeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen. Die Abgabe erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW. Das Bietertool bildet dabei den technischen Weg für Hochladen, Verschlüsselung und Weiterleitung des Angebots.

| Punkt | Arbeitswert für das Paket |
|---|---|
| Vergabenummer | 2026LpB0054 |
| Verfahren | Öffentliche Ausschreibung nach UVgO |
| Leistung | Rahmenvertrag Animationsvideos für Websites und soziale Medien |
| Auftraggeberin | Landeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen |
| Abgabeweg | Elektronische Einreichung über den Vergabemarktplatz NRW mit Bietertool |
| Frist für zusätzliche Informationen | 09.06.2026 |
| Ende der Angebotsfrist | 16.06.2026, 09:00 Uhr |
| Bindefrist | 17.07.2026 |
| Kommunikation | Ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW |

## 2. Reihenfolge für das elektronische Angebotspaket

Die Dateiablage wird als geschlossenes Manifest geführt: Jede Datei erhält eine eindeutige Bezeichnung, eine fachliche Zuordnung und eine Zielposition im Angebotspaket. Maßgeblich ist die Einreichlogik: erst Formular- und Nachweisdokumente, dann konzeptionelle Anlagen, anschließend Preis- und Leistungsunterlagen.

| Reihenfolge | Datei-/Unterlagengruppe | Zustandslogik im Paket |
|---:|---|---|
| 1 | Angebotsschreiben | Zentrales Angebotsdokument mit Leistungsbezug, Bindefrist und Verweis auf eingesetzte Preise |
| 2 | Eignungs- und Unternehmensnachweise | Unternehmensbeschreibung, Versicherungsnachweis und Profile der vorgesehenen Mitarbeitenden als Anlagenstruktur führen |
| 3 | Leistungs- und Konzeptanlagen | Konzept-, Ablauf- und Umsetzungsunterlagen nach Vergabeanforderung eindeutig benennen |
| 4 | Preisunterlagen | Nur die vorgesehenen Preisunterlagen verwenden; Summen- und Formelbereiche bleiben unverändert |
| 5 | Erklärungen und sonstige Anlagen | Eigenerklärungen, zusätzliche Vertrags- oder Vertraulichkeitsunterlagen entsprechend der Angebotsanforderung aufnehmen |
| 6 | Technische Einreichung | Paket im Bietertool hochladen, verschlüsseln und elektronisch weiterleiten |

## 3. Textform- und Signaturpfad

Für die elektronische Einreichung sind drei Wege zugelassen: Einreichung in Textform, Einreichung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur beziehungsweise fortgeschrittenem elektronischen Siegel sowie Einreichung mit qualifizierter elektronischer Signatur beziehungsweise qualifiziertem elektronischen Siegel. Der gewählte Pfad wird einheitlich auf das gesamte Angebotspaket angewendet.

Bei Einreichung über den gewählten elektronischen Pfad gelten das Angebot und die damit eingereichten Unterlagen als unterschrieben. Bei einer Einreichung durch eine Bietergemeinschaft erfolgt die Übermittlung durch das bevollmächtigte Mitglied. Die technische Übermittlung bleibt an die im Anschreiben genannte Angebotsfrist gebunden; nach Ablauf der Frist ist das Hochladen im Bietertool nicht mehr möglich.

## 4. Letzte Prüfung vor technischer Übermittlung

Die letzte Prüfung arbeitet nicht am Inhalt weiter, sondern gleicht Paket, Datei-Manifest und Einreichweg gegen die Vergabevorgaben ab. Änderungen an Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibung oder Vertragsbedingungen werden nicht vorgenommen. Eigene AGB werden dem Paket nicht beigefügt.

| Prüffeld | Ergebnislogik |
|---|---|
| Frist | Angebotsfrist, Informationsfrist und Bindefrist sind im Fristenkalender gespiegelt |
| Datei-Manifest | Jede Datei ist genau einmal vorhanden, lesbar und der passenden Unterlagengruppe zugeordnet |
| Angebotsschreiben | Leistungsbezeichnung, Vergabenummer, Bindefrist und Anlagenbezug sind konsistent eingetragen |
| Einreichweg | Textform oder elektronische Signatur/Siegel ist einheitlich für das Paket vorbereitet |
| Vergabeunterlagen | Keine Änderungen, Ergänzungen oder eigenen Bedingungen im Paket enthalten |
| Portalprozess | Upload, Verschlüsselung und Weiterleitung im Bietertool als letzter technischer Schritt ausgeführt |

## 5. Abgrenzung zwischen Vorbereitung und Übermittlung

Die lokale Vorbereitung endet mit einem vollständigen, konsistent benannten und technisch einreichfähigen Paket. Die anschließende Übermittlung ist ein separater aktiver Schritt im Bietertool: Datei auswählen, Paket hochladen, Verschlüsselung auslösen, elektronische Weiterleitung abschließen und Eingangsbestätigung sichern.

Die Eingangsbestätigung wird nach der Übermittlung zusammen mit dem abgegebenen Paket archiviert. Der Fristenkalender erhält danach einen Vermerk zur erfolgten Abgabe und zur Bindefrist bis 17.07.2026.