Test_7_Landeszentale: Abgabe- und Upload-Runbook Vergabemarktplatz NRW

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# Abgabe- und Upload-Runbook Vergabemarktplatz NRW

## 1. Ziel und Grundregel

Für diese Abgabe wird der Vergabemarktplatz des Landes NRW als alleiniger elektronischer Einreichungsweg genutzt. Kommunikation mit der Vergabestelle, Unterlagenabruf und elektronische Einreichung laufen über das registrierte Konto. Das bereitgestellte Bietertool bzw. die webbasierte Abgabe übernimmt Hochladen, Verschlüsselung und Weiterleitung.

Die Registrierung ist für Kommunikation und Einreichung zwingend. Eingehende Nachrichten, Aktualisierungen der Unterlagen und Antworten der Vergabestelle werden deshalb täglich bis zum Abgabetermin kontrolliert und im Freigabepaket gespiegelt.

## 2. Abgabereihenfolge und Bearbeitungszustand

| Schritt | Zielzustand | Prüfung | Stoppsignal |
|---|---|---|---|
| 1. Portalzugang sichern | Registriertes Konto mit Zugriff auf das konkrete Verfahren | Login, Rollenrechte und Benachrichtigungen kontrolliert | Portalkonto oder Verfahrenszugriff fehlt |
| 2. Verfahrenskommunikation aktualisieren | Alle Nachrichten und Unterlagenänderungen sind berücksichtigt | Neue Mitteilungen, aktualisierte Unterlagen und Fristangaben abgeglichen | Neue Mitteilung verändert Inhalt, Frist oder Form |
| 3. Datei-Set für Angebot bilden | Abgabepaket enthält nur die vorgesehenen Angebotsdateien | Jede Datei lesbar, eindeutig benannt und in aktueller Fassung vorhanden | Dublette, beschädigte Datei oder falsche Version |
| 4. Technische Uploadprobe ohne Versand | Uploadweg ist nachvollzogen, ohne Einreichung auszulösen | Dateiauswahl, Größen, Formate und Portalanzeige kontrolliert | Portal zeigt einen Versand- oder Einreichungsschritt |
| 5. Einreichungsform übernehmen | Zulässige Form aus den Verfahrensunterlagen ist dokumentiert | Textform nach § 126b BGB, fortgeschrittene Signatur/Siegel oder qualifizierte Signatur/Siegel abgeglichen | Vorgabe im Verfahren weicht vom geplanten Ablauf ab |
| 6. G4-Freigabe einholen | Freigabepaket ist vollständig und entscheidungsfähig | Frist, Dateien, Einreichungsform und Bedienperson bestätigt | Freigabe liegt nicht vor |
| 7. Elektronische Einreichung auslösen | Angebot wird im Portal verschlüsselt und weitergeleitet | Nur berechtigte Bedienperson führt den Schritt aus | Absenden würde ohne G4-Freigabe erfolgen |

Nach Ablauf der in Bekanntmachung oder Anschreiben genannten Angebotsfrist ist das Hochladen nicht mehr möglich. Der Fristencheck wird deshalb als eigener Kontrollpunkt geführt und nicht mit der technischen Uploadprobe vermischt.

## 3. Datei- und Unterlagenlogik

Jede Datei erhält eine sprechende Bezeichnung, eine letzte Änderungszeit im internen Verzeichnis und genau eine Rolle im Abgabepaket. Dubletten werden entfernt; ersetzte Versionen bleiben intern abgelegt, werden aber nicht hochgeladen.

| Unterlagenblock | Aufnahme in das Abgabepaket | Datei-Prüfung | Zustandsregel |
|---|---|---|---|
| Angebotsschreiben und zentrale Erklärungen | Ja, soweit im Verfahren vorgesehen | Lesbarkeit, Vollständigkeit, Bezug zur Einreichungsform | Nur jüngste freigegebene Fassung |
| Leistungs- und Konzeptunterlagen | Ja | Vollständige Seiten, korrekte Reihenfolge, eindeutige Benennung | Keine internen Notizen im Uploadpaket |
| Preisunterlagen | Ja, wenn als Anlage gefordert | Keine manuelle Änderung an Summen-, Formel- oder Schutzbereichen | Nur freigegebene Datei verwenden |
| Eignungsnachweise und Erklärungen | Ja, soweit gefordert | Gültigkeit, Unternehmensbezug, Anlagenbezug | Veraltete Nachweise nicht hochladen |
| Vollmacht, Bietergemeinschaft, Erklärungen Dritter | Ja, wenn einschlägig | Namen, Unternehmensbezug und Zuordnung zum Angebot | Nur einschlägige Unterlagen aufnehmen |
| Interne Prüfnotizen und Arbeitsmaterial | Nein | Trennung vom Uploadpaket | Bleibt ausschließlich intern |

## 4. Letzte Prüfung und Freigaben

Der Schlusscheck trennt technische Abgabefähigkeit von inhaltlicher Freigabe. Die technische Kontrolle bestätigt, dass Portal, Dateien und Frist beherrscht sind. Die G4-Freigabe bestätigt, dass das vorbereitete Angebot in genau dieser Fassung eingereicht werden darf.

| Kontrollpunkt | Ergebnisnachweis | Freigabeweg |
|---|---|---|
| Portalzugang | Login funktioniert, Verfahren sichtbar | Submission-Owner |
| Frist | Datum und Uhrzeit aus Verfahrensunterlagen übernommen | Submission-Owner |
| Aktualität der Unterlagen | Letzte Portalkommunikation abgeglichen | Submission-Owner |
| Datei-Integrität | Dateien öffnen fehlerfrei und sind eindeutig benannt | Bearbeitungsteam |
| Einreichungsform | Zulässige Form ist für dieses Verfahren übernommen | G4-Freigabe |
| Uploadprobe | Uploadweg nachvollzogen, kein Versand ausgelöst | Submission-Owner |
| Schlussfreigabe | G4 bestätigt Einreichung durch berechtigte Bedienperson | G4 Upload-Freigabe |

## 5. Klare Grenze der Vorbereitung

Dieses Runbook bereitet Portalzugang, Unterlagenbestand, Uploadprobe und Freigabepaket vor. Das Absenden des Angebots, das Auslösen einer elektronischen Signatur oder eines Siegels sowie jede verbindliche Erklärung erfolgt nur durch die berechtigte Person nach G4-Freigabe im Portal.

Ein technischer Test wird so durchgeführt, dass kein Versand erfolgt. Sobald das Portal einen Versand- oder Einreichungsschritt anzeigt, wird der Vorgang gestoppt und an die G4-Freigabe übergeben.

Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahmen werden bis zum Fristende in derselben elektronischen Form behandelt wie die ursprüngliche Abgabe.

Blocker und nächste Schritte

• Keine harten Fehler im aktuellen Status.

Nächste Schritte

• DOCX-Arbeitsfassung öffnen und Layout, Seitenlimit und Inhalt prüfen.
• Portalzugang und Verfahrenszugriff durch den Submission-Owner bestätigen lassen.
• Aktuelle Fristangabe und letzte Portalkommunikation gegen die Verfahrensunterlagen abgleichen.
• Datei-Set nach der Unterlagenlogik zusammenstellen und interne Arbeitsmaterialien aus dem Uploadpaket entfernen.
• Technische Uploadprobe ohne Versand durchführen und bei Versandanzeige stoppen.
• Einreichungsform aus den Verfahrensunterlagen übernehmen und G4-Freigabe einholen.

Feedback und Verbesserung

Schritt 1: Feedback speichern. Schritt 2: danach genau diese Arbeitsdatei erneut verbessern lassen.

Keine Angebotsabgabe, keine Signatur, keine bindende Freigabe. Ergebnis bleibt Arbeitsfassung bis zur menschlichen Prüfung.